Task-Abrechnung oder Festpreis: Was Automatisierung wirklich kostet

Die Auswahl einer Automatisierungsplattform beginnt fast immer mit einem Funktionsvergleich: Welche Programme lassen sich anbinden, gibt es Verzweigungen, wie sieht der Editor aus. Der Unterschied, der ein Jahr später auf der Rechnung steht, liegt jedoch woanders — im Preismodell.

Was ein „Task" überhaupt ist

Bei den meisten Anbietern ist ein Task (teils auch Operation oder Aktion genannt) ein einzelner erfolgreich ausgeführter Schritt in einem Ablauf. Ein Ablauf mit einem Auslöser und vier Schritten verbraucht also nicht einen Task pro Ausführung, sondern mehrere.

Was genau gezählt wird, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter — und ändert sich gelegentlich auch. Bevor Sie ein Kontingent mit einem anderen vergleichen, lohnt sich deshalb ein Blick in die aktuelle Dokumentation des jeweiligen Anbieters auf die Fragen:

• Zählt der Auslöser als Task?
• Zählen Filter, Verzweigungen und Formatierungsschritte mit?
• Zählt jeder Durchlauf einer Schleife einzeln?
• Was passiert bei einem Fehlschlag und bei einem automatischen Wiederholungsversuch?

Die Antworten entscheiden darüber, ob ein Ablauf pro Ausführung zwei oder zwölf Einheiten verbraucht.

Warum die Rechnung mit dem Erfolg steigt

Eine Automatisierung, die gut funktioniert, wird ausgebaut. Aus einem Ablauf werden fünf, aus einem Auslöser pro Tag werden hundert. Genau das ist der Zweck der Übung — bei Abrechnung pro Task ist es zugleich der Kostentreiber.

Das führt zu einer Dynamik, die viele Teams aus der Praxis kennen: Vor jeder Erweiterung eines Ablaufs steht erst eine Rechenaufgabe. Ein zusätzlicher Prüfschritt, der die Datenqualität verbessert, kostet Kontingent. Ein Protokollierungsschritt, der die Fehlersuche erleichtert, kostet Kontingent. Sparsamkeit im Ablaufdesign ist dann keine technische Entscheidung mehr, sondern eine kaufmännische.

Eine Beispielrechnung

Die folgende Tabelle zeigt keine Messwerte, sondern eine einfache Modellrechnung: Ausführungen pro Monat multipliziert mit der Zahl der abgerechneten Schritte. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — die Größenordnung ist meist überraschend.

Die dritte Zeile zeigt den Effekt, der am häufigsten unterschätzt wird: Ein Ablauf mit einer Schleife über eine Liste verbraucht ein Vielfaches dessen, was seine Zahl an Ausführungen vermuten lässt.

Was ein Festpreis ändert

Beim Festpreismodell hängt die Rechnung nicht an der Zahl der Ausführungen, sondern am gewählten Tarif. Damit verschiebt sich die Frage bei jeder Erweiterung eines Ablaufs von „Was kostet das?" zurück zu „Bringt das etwas?".

Zauberflow arbeitet nach diesem Modell: Der Tarif Pro kostet 19 € pro Monat im Jahrestarif, der Tarif Business 79 € pro Monat, jeweils netto zzgl. Umsatzsteuer. Es gibt keinen Task-Zähler; statt eines Kontingents gilt eine Fair-Use-Regelung. Bei außergewöhnlicher Last melden wir uns bei Ihnen, statt automatisch nachzuberechnen.

Ein Festpreis ist kein Selbstzweck. Er ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Abläufe mit hoher Frequenz betreiben, viele kleine Schritte einsetzen oder schlicht planbare Kosten brauchen — etwa weil das Budget einmal im Jahr festgelegt wird.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

1. Rechnen Sie mit Schritten, nicht mit Abläufen. Multiplizieren Sie Ausführungen mit abgerechneten Schritten, inklusive Schleifendurchläufen.
2. Prüfen Sie, was bei Überschreitung passiert. Werden Abläufe angehalten, wird automatisch nachberechnet, oder gibt es ein Zusatzpaket?
3. Kalkulieren Sie mit dem Ausbau, nicht mit dem Start. Die realistische Frage ist nicht, was der erste Ablauf kostet, sondern der zehnte.
4. Trennen Sie Preis und Datenschutz. Beides sind Auswahlkriterien, aber sie beantworten unterschiedliche Fragen. Wo Ihre Daten verarbeitet werden, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht in der Preistabelle.

Fazit

Das Preismodell entscheidet nicht darüber, ob eine Plattform gut ist, aber darüber, wie Sie sie nutzen werden. Wer pro Task zahlt, optimiert Abläufe auf Sparsamkeit. Wer einen Festpreis zahlt, optimiert sie auf Nutzen. Welcher der beiden Wege zu Ihnen passt, hängt davon ab, wie stark Ihre Automatisierung wachsen soll.